Eine Liebeserklärung an MS Excel
In der letzten Outlook-Schulung kam die Frage, wie man mehrere Anlagen auf einmal drucken könne:
Nu – ein wenig versteckt ist sie schon, diese Option: Wählt man den Drucken-Befehl, findet man die Druckoption „Anlagen drucken, Anlagen werden nur mit dem Standarddrucker gedruckt.“
Warum finde ich in der Liste der Seitengrößen kein Format A0? Ich möchte das Dokument als PDF speichern!
Bei meiner Kollegin habe ich das doch gesehen!
Die Antwort ist schnell gefunden: wird ein „normaler“ Drucker ausgewählt, der kein A0 drucken kann, wird dieser auch nicht vorgeschlagen. Man muss einen PDF-DRUCKER wählen, dann steht A0 zur Verfügung und jetzt kann man auch ein A0-PDF erstellen (speichern oder drucken):
Hallo zusammen. Darf Excel das? Weiß jemand von euch, warum Excel das macht? Und: wie man ihm das abgewöhnt?
Ich erstelle eine Excelmappe mit einer Autoform und einem Bild. Beide haben die Größe 17 x 17 cm; 100% x 100%. Mein PC-Bildschirm hat die Einstellung 100%.
Ich öffne diese Datei auf einem Tablett (Ansichtseinstellung: 200%). Das Ergebnis: die Größe beträgt 16,97 x 16 cm oder: 100% x 94%. Die Objekte werden also verzerrt (und nicht unerheblich!)
Böses Excel! Kennt jemand die Lösung? Und nein – die Bildschirmauflösung anzugleichen (beispielsweise auf 1920 x 1200) ist nicht nur doof (die Anwender werden sich bedanken!) – es nützt auch nichts!
Größe des Bildes unabhängig von Zellgrösse einstellen? Excel orientiert sich nach der Standardschriftart, was z.B. die Standardbreite der Spalten betrifft. Anekdote am Rande: in den Anfangszeiten von Windows 10 hatte MS die Definition von Calibri geändert, was dazu geführt hatte, dass Bilder und Objekte verzerrt dargestellt wurden, obwohl alles in Excel gleich eingestellt war. Ich meine, die Änderung von Calbri haben die wieder zurückgenommen (oder auf verschiedene Windows-Versionen ausgerollt).
Danke an Robert Frießleben und Mourad Louha für den Tipp.
Und: „Seitenverhältnisse sperren“. Und „unabhängig von der Zellgröße“ nutzt auch nichts. Aus der Autoform 17 x 17 wird 16,1 x 17 (Excel behauptet: 100% x 100%)! Aus dem Bild wird 17 x 16,13 (100% x 95%).
Und was passiert, wenn ich das Blatt sperre und das Objekt schütze? – RICHTIG: GAR NICHTS. Excel verändert die Größe und die Seitenverhältnisse.
Danke an Ute Simon für den Hinweis: „Die Office-Programme richten (oder richteten? Ich habe damit zusammenhängende Probleme lange nicht gesehen) sich für die Bildschirmdarstellung nach dem installierten Standard-Druckertreiber. Das beeinflusst also die Darstellung auf dem PC. Wonach sie sich dann auf dem Tablet (iPad oder Android?) richten, von dem ja normalerweise eher nicht gedruckt wird, weiß ich nicht so genau. Was ich damit sagen will: Die Darstellung ist nicht nur vom Programm abhängig, sondern auch von externen Faktoren (z.B. Druckertreiber, oder wie Du schon vermutest, Bildschirmauflösung). Es ist ja leider auch so, dass in Excel eingefügte Bilder (z.B. Firmenlogos in der Kopfzeile) verzerrt gedruckt werden, obwohl sie am Bildschirm korrekt dargestellt werden.“
Das ist ein sehr guter Gedanke (danke Ute!) – allerdings: wenn ich bei einem Rechner den Drucker wechsle, ändert sich die Größe der Grafiken nicht – bei unterschiedlichen Geräten (Auflösung) schon. Was mich irritiert ist, dass wirklich die GRÖSSE verändert wird.
Und: in PowerPoint bleiben Größe und Seitenverhältnis.
Outlook nervt auch. Gestern in der Outlook-Schulung stellte eine Teilnehmerin folgende Frage: Sie verschickt ab und zu Mails an mehrere Kunden, die alle auf BCC gesetzt werden, da sie nicht wissen sollen, wer diese Mail noch erhält:
Sie druckt die Mails nun aus. Das Problem: beim Ausdruck erscheinen die Namen, die auf BCC gesetzt wurden, nicht:
Die einzige Lösung, die mir eingefallen ist, war: die Namen aus der BCC-Zeile kopieren, die Mail öffnen, und über die Aktionen als „Nachricht bearbeiten“. Nun kann man die Namen einfügen. Und anschließend ausdrucken …
Hallo Rene
Kaum zu glauben, aber 8 Jahre nach Deinem Kurs hat sich mein Bruder Selbständig gemacht und ich durfte mich wieder an Excel VBA austoben um Angebote, Rechnungen und Lieferscheine zu generieren. Aber ich bekomme es einfach nicht hin verlässlich die Rechnungen automatisiert als pdf abzulegen. Bist Du für diesen Programmierauftrag zu gewinnen? Schöne Grüsse, Josef
Hallo Josef,
wenn ich eine Datei als PDF haben möchte, verwende ich den internen Speichern-Befehl (speichere als PDF). Kannst du mit dem Makrorekorder aufzeichnen.
Hallo Rene
anbei mein Excel-Programm aus dem ich die damit generierten Rechnungen als PDF automatisiert ablegen möchte:
Speichername = strZiel & Rechnungsnummer & „-“ & Auftragsnummer & “ “ & Kunde & “ “ & Kommission & „.pdf“
‚als PDF Drucken und ablegen
Sheets(„Rechnung“).Activate
ActiveWorkbook.SaveAs Filename:= _
Speichername, FileFormat:=xlPDF, _
PublishOption:=xlSheet
Hallo Josef,
mir fällt beim Öffnen der Excelmappe auf, dass eine Spalte auf der zweiten Seite steht.
Ich würde zuerst alles auf eine Seite anpassen und anschließend ein PDF erstellen:
‚Application.PrintCommunication = False
With ActiveSheet.PageSetup
.FitToPagesWide = 1
.FitToPagesTall = 1
End With
‚Application.PrintCommunication = True
ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Filename:= _
Speichername, Type:=xlTypePDF
Bei mir klappt das.
Versuche es mal, bitte
War das die Antwort auf die Frage?
Liebe Grüße
Rene
Geschmunzelt habe ich schon:
Gestern in der VBA-Schulung haben wir uns Eigenschaften und Methoden von Objekten in Excel VBA angesehen. Beispielsweise von ActiveWorkbook: die Eigenschaften Name, Path, FullName, die Methoden Save, Close und eben auch PrintOut. Mit dem Parameter Copies kann man eine Datei mehrmals ausdrucken lassen, erklärte ich. Ein Teilnehmer wollte wissen, was denn passiere, wenn man die Datei beispielsweise 100.000 Mal ausdrucken würde. Da mein Laptop nicht mit einem Drucker verbunden war, habe ich es getestet: Das Ergebnis:
Maximal 32.767 (215-1) Mal darf man ausdrucken
Ist ja auch logisch: mehr darf man auch nicht in Excel:
32.767 genügt doch auch, oder?
Ich weiß, dass man über Optionen / Erweitert / Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen die Option „Objekte anzeigen als Nichts (Objekte ausblenden)“ aktivieren kann. Oder die Tastenkombination [Strg] + [6] drücken kann. Dann zeigt Excel meine Bilder weder auf dem Tabellenblatt noch auf dem Papier beim Ausdruck an.
Jedoch: Hier sehe ich das Bild in Excel – allerdings nicht bei Ausdruck. Warum?
Das Bild ist in der Datei.
Das Bild wird nicht gedruckt.
Die Antwort: Im Kontextmenü des Bildes befindet sich die Option „Größe und Eigenschaften“. Dort wurde die Eigenschaft „Objekt drucken“ ausgeschaltet.
Das Bild soll/darf nicht gedruckt werden.
Warum fragt Excel eigentlich, ob er die „aktiven Blätter“ drucken soll? Ich möchte doch nur das eine (von mir aus aktive) Blatt drucken? Früher – bis Excel 2007 hat er mich gefragt, ob ich die „ausgewählten Blätter“ drucken möchte?
Aktive Blätter drucken
Die Antwort: Sprachlich ist das nicht ganz clever formuliert. Man kann in einer Datei mehrere Tabellenblätter mit gedrückter [Shift] oder [Strg]-Taste markieren. DANN handelt es sich um „aktive“ Blätter. Bei einem Blatt hätte man den Drucken-Dialog vielleicht mit „aktives Blatt drucken“ beschriften sollen.
Man kann mehrere Tabellenblätter auswählen und drucken.
Hallo zusammen. Ich bin ja nicht ganz verblödet – aber irgendetwas läuft beim Drucken schief. Die Tabelle sieht so aus:
Die Tabelle
Und in der Seitenansicht so:
Die Seitenansicht
Ich wage ja gar nicht zu drucken … Wer weiß, was dann auf dem Papier zu sehen ist.
Die Antwort: Wenn Sie im Druckdialog genau hinschauen – Sie haben dort die Option „Auswahl drucken“ gewählt – nun – dann wird eben nur die eine (gerade ausgewählte Zelle) gedruckt …
Auswahl drucken
Das ist seltsam – manchmal sind einige Felder beim „Seite einrichten“ ausgegraut. Keine Chance! Was mache ich falsch?
Manchmal ausgegraut
Manchmal funktioniert es.
Die Antwort: Wenn Sie über Drucken / Seite einrichten in das gleichnamige Dialogfeld wechseln, sind im Register „Blatt“ (in älteren Excel-Versionen: „Tabelle“) der Druckbereich und die Wiederholungszeilen, beziehungsweise Wiederholungsspalten inaktiv. Ich habe versucht eine Begründung dafür zu finden – ich weiß keine. Damit Sie diese beide Dinge eintragen können, müssen Sie über das Register Seitenlayout in „Seite einrichten“ wechseln.
Manchmal darf ich einfach nicht drucken. Warum?
Drucken funktioniert nicht.
Wenn Sie in Excel 2007 eine Zelle editieren, also mit dem Cursor noch IN einer Zelle stehen, verbietet Excel das Drucken. Man sieht es leider nicht, weil das Dateimenü über der Tabelle liegt. Unterbrechen Sie den Vorgang – dann sehen Sie den Cursor, der sich in der Zelle befindet, beziehungsweise Sie sehen in der Bearbeitungsleiste den Haken und das x. Daran kann man erkennen, dass die Eingabe nicht beendet wurde.
Der Cursor befindet sich IN der Zelle und nicht AUF der Zelle.
Übrigens: Microsoft hat das mit dem Backstagebereich in Excel 2010 und Excel 2013 abgeschafft – wenn Sie dort auf „Datei“ klicken wird die Eingabe automatisch bestätigt.
Obwohl eingestellt ist, dass Kommentare ausgedruckt werden, so erscheinen sie dennoch nicht auf dem Papier.
Es gibt zwei Varianten, wie man Kommentare drucken kann – entweder auf einem neuen Blatt (fälschlicherweise beschriftet mit „am Ende des Blattes“) oder „wie auf dem Blatt angezeigt“. Letzteres bedeutet, dass die Kommentare eingeblendet werden müssen – nur dann erscheinen Sie auf dem Blatt.
So werden die Kommentare nicht gedruckt.
Manchmal werde ich gefragt, warum Excel ab und zu die Gitternetzlinien druckt und manchmal nicht.
Nun – die Antwort findet sich im Dialogfeld „Seite einrichten“. Dort kann auf dem Register „Blatt“ (früher: „Tabelle“) eingestellt werden, dass die Gitternetzlinien immer gedruckt werden. Unabhängig von der Formatierung.
Überall werden Gitternetzlinien gedruckt.
Mit einer Option in „Seite einrichten“ kann dies eingestellt werden.
Ich habe mich einmal gewundert, weshalb bei einer Dame eine kleine Tabelle immer sehr stark verkleinert wurde. Oder umgekehrt – warum bei ihr immer so viele Leerseiten gedruckt wurden. Bis ich dahinter kam, dass sie Daten nicht mit der Taste [Entf] gelöscht hat, sondern, indem sie die Leertaste gedrückt hat. Somit stand in einer Zelle – ziemlich weit rechts außen – immer ein Leerzeichen, das man (fast) nicht mehr findet. Auf alle Fälle nicht mehr sieht!
Fazit: Tun Sie so etwas bitte nicht!
Die Originaltabelle
Seitenansicht I
Anpassen auf eine Seite
Seitenansicht II
Keine Anpassung – 11 Seiten werden ausgedruckt!