Eine Liebeserklärung an MS Excel
Auf einem Tabellenblatt befindet sich eine intelligente Tabelle. Das Blatt wird geschützt; der AutoFilter wird zugelassen.
Der Filter funktioniert:
Nicht jedoch das Symbol „löschen“ in der Registerkarte „Daten“:
Und leider auch nicht die Datenschnitte, falls vorher welche angelegt wurden:
Sehr geehrter Hr. Martin, Frau Tanja Kuhn, hat mir schon oft weiter geholfen, jetzt hat sie mir Ihren Namen genannt. Ich hätte folgende Frage? Ich möchte einen Datenschnitt nicht alphabetisch reihen, sondern nach einer bestimmten von mir gewählten Reihenfolge. Wie geht das und wie macht man das? Haben Sie dazu ein Video? Auf Ihre Rückantwort freut sich IB
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Hallo Frau B.,
wenn’s das nur ist:
* legen Sie in Datei / Optionen / Erweitert (ganz unten) eine benutzerdefinierte Liste an.
* markieren Sie Ihren Datenschnitt und wechseln über Datenschnitt in die Datenschnitteinstellungen. Aktivieren Sie dort „Beim Sortieren benutzerdefinierte Listen verwenden“.
* schließen Sie den Datenschnitt (!) und öffnen ihn erneut.
Hallo Herr Martin, danke u. a. für Power Query aus der Praxis. Da sind ein paar Gamechanger dabei. Vielleicht können Sie mir ja weiterhelfen, da es bei Datenschnitten kein zusätzliches Suchfeld sondern nur die Werte des Feldes enthält. Kann man ohne VBA eine Lösung über einen Datenschnitt machen, wo ich auch eine Eingabe für den Filter machen kann? In einer anderen Mappe habe ich mit VBA den Filter beim Verlassen des Feldes gesetzt, aber ich möchte da gerne von weg. Rein theoretisch kann ich auch den Pivot-Filter bemühen, der blendet aber Zeilen aus, die vielleicht für benachbarte Pivots benötigt werden. Kann man mit der Übergabe eines in einer über der Zelle befindlichen Wertes an ein Measure oder anders filtern? Danke im Voraus.
Hallo Frau F.,
meines Wissens kann man beim Datenschnitt kein Suchfeld einbauen (hätte ich mir auch schon oft gewünscht) oder bei Zahlen ein Schieberegler von – bis. Es soll eine vereinfachte Alternative zur Auswahl beim Autofilter sein – so verstehe ich den Datenschnitt. Alles andere läuft auf eine Programmierung hinaus …
Liebe Grüße
Rene Martin
Gestern in der Excelschulung.
Wir erstellen auf Basis einer Kundenliste eine intelligente Tabelle und setzen drei Datenschnitte auf (Geschlecht, Bundesland und Mitgliedschaft):
Wir filtern, beispielsweise Membership = „Gold“:
Ein Teilnehmer fragt, warum denn einige Bundesländer, beispielsweise „Ceuta“ verschwinden. Die Antwort: Sie verschwinden nicht – sie stehen nur „am Ende der Liste“, welche hier nicht sichtbar ist, weil die Liste zu lang für den Datenschnitt ist. Dort werden sie ausgegraut:
Diese Option kann man in den Einstellungen ändern:
„Elemente ohne Daten zuletzt anzeigen“
Der Teilnehmer ist zufrieden.
Vor der Excelschulung bat mich der Teilnehmer einen Blick auf seine Exceldatei zu werfen. Er könne seit einer Weile keinen Datenschnitt mehr einfügen. Das Symbol sei inaktiv.
„Zu viele Formeln?“ schoss es mir durch den Kopf? „Zu viele bedingte Formatierungen?“ „Oder andere Formate?“
Als ich die Datei erhielt, fiel mein erster Blick auf die Dateigröße – sie war nicht einmal ein MByte groß. Also wohl kein „zu viel an“.
Die Pivottabellen habe ich schnell in der Datei gefunden – und wirklich: warum kann man keinen Datenschnitt einfügen?
An den „Filterverbindungen“ kann es nicht liegen – dort wird festgelegt, welche Pivottabelle welchen Datenschnitt verwendet.
Eine Weile habe ich gegrübelt.
Des Rätsels Lösung habe ich auf der Registerkarte „Einfügen“ gefunden:
DORT kann man auch den Datenschnitt aktivieren. Und natürlich Bilder, SmartArts, Diagramme einfügen. Eben nicht – all diese Symbole sind inaktiv. DORT war natürlich auch der Datenschnitt inaktiv.
Mir dämmerte es: mit der Tastenkombination [Strg] + [6] kann man Bilder (und Diagramme) ausblenden. Eben: und auch Datenschnitte. Diese Option findet man auch in den Exceloptionen in der Kategorie „Erweitert“ / „Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen“:
Werden nun SO oder mit der Tastenkombination [Strg] + [6] die Objekte wieder angezeigt, erscheint auch der Datenschnitt. Und sogar ein Diagramm!
Der Teilnehmer war sehr froh über diese Information.
Pivottabellen sind klasse. Datenschnitte auch. Auch Zeitachsen sind sehr praktisch:
Schade nur, dass man nicht Stunde und Minute einstellen kann – somit ist ein Filtern über bestimmte Zeiträume leider nicht möglich …
So schnell kann man alt aussehen. Versuchen Sie mal Folgendes:
Erstellen Sie eine Liste und formatieren Sie diese als intelligente Tabelle.
Legen Sie einen Datenschnitt fest.
Tragen Sie neben der Tabelle Kriterien ein und filtern die Tabelle mit Hilfe des Spezialfilters („Erweitert“) an eine andere Stelle.
Und schon ist der Datenschnitt veraltet! So schnell geht es!
Zum Glück kann man ihn wieder aktualisieren.
Das ist ärgerlich! Wenn ich ein Tabellenblatt schütze, habe ich die Möglichkeit festzulegen, dass der Anwender filtern darf, das heißt den Autofilter verwenden darf:
Leider kann er auf dem geschützten Blatt nicht mit Datenschnitten arbeiten!
Die Antwort: Doch! Sie müssen die beiden Optionen „AutoFilter verwenden“ UND „Objekte bearbeiten“ aktivieren. Dann kann der Anwender auch mit den Datenschnitten arbeiten:
Oder Sie legen die Datenschnitte auf ein zweites, nicht geschütztes Tabellenblatt. Dann klappt es auch:
Heute: eine Schulung „umsteigen von Office 2007 auf Office 2016“. In 3,5 Stunden. Viel zu wenig Zeit für vier Programme (natürlich kamen auch noch Fragen zu OneNote). Also die wichtigsten Dinge ansprechen.
Beispielsweise die Datenschnitte in Excel.
Eine Teilnehmerin meldete sich und fragte, warum bei ihr die Datenschnitte nicht funktionieren:
Merkwürdiger Datenschnitt
Die Antwort war schnell gefunden: Die Tabelle wurde nicht als „intelligente Tabelle“ formatiert. Das kann man schnell an der fehlenden Registerkarte „Tabellentools“ erkennen.
Wahrscheinlich hatte sie die Option Einfügen / Tabelle betätigt und dann die Tabelle wieder über Tabellentools / Entwurf / In Bereich konvertieren zurück verwandelt. Sieht man nicht auf den ersten Blick, weil die Formatierungen bleiben.
Wir lernen heute: Datenschnitte können nur auf Pivottabellen oder intelligenten Tabellen aufgesetzt werden.
Vor Kurzem habe ich den Datenschnitt in Excel entdeckt. Tolle Sache!
Allerdings habe ich eine Frage: Kann ich nur ein Fenster öffnen? Wenn ich ein zweites Fenster aufmache, ist das erste Fenster weg.
nur ein Fenster?
Die Antwort: Schieben Sie mal das Fenster zur Seite – mit Sicherheit hat sich das andere Fenster hinter dem zuletzt geöffneten verborgen. Denn: Natürlich können Sie mehrere Datenschnitt-Fenster öffnen.
Et voilà